שלח הזמנתך על פני המים: טיפים עבור הכנת ושליחת הזמנות לחתונה

אחרי שנפל הפור על אולם אירועים או גן אירועים ובאיזה אולם אירועים בנס ציונה לבחור, ואחרי שנסגר התאריך לאירוע המרגש, זה הזמן לחרוט את שניהם על הזמנה ולשלוח: מה אסור לשכוח לכלול בהזמנה? כמה הזמנות להדפיס? מתי לשלוח? מאיפה מקבלים השראה לעיצוב ההזמנה? הרי המדריך עם כל הטיפים להזמנות חתונה שכדאי להכיר. 

על אף שהעולם הופך יותר ויותר דיגיטלי, עדיין רבים שומרים אמונים לפורמט המסורתי של הזמנות לחתונה – מודפסות, ארוזות במעטפה עם בול, בשליחה בדואר – בכל זאת, הנה מזכרת קסומה לתלות על המקרר או בדפים הראשונים של אלבום החתונה.

אז אם גם אתם כבר סגורים על אולם אירועים ותאריך ורוצים לכתוב אותם על הזמנה מעוצבת ומודפסת,

הנה טיפים חשובים להזמנות לחתונה:

לוח זמנים

את ההזמנות כדאי לשלוח כחודש לפני היום בו תצעדו יחדיו אל החופה במתחם של גן אירועים פורח – ומכאן שכדאי לארגן את נושא ההזמנות עוד מספיק זמן קודם לכן, כדי להספיק להחליט על עיצוב, נייר ובית דפוס וגם לאפשר מספיק ימי עבודה לבית הדפוס עד שההזמנות המוגמרות יגיעו אליכם.

לפני העיצוב – הפרטים שחייבים לכלול

הזמנה אינה שלמה ואינה מבצעת את תפקידה אם אינה מוסרת את כל האינפורמציה החשובה כדי שהאורחים שלכם יגיעו לחתונה: תאריך, שעה, שם גן או אולם האירועים וכתובתו (כדאי גם לכלול מפת הגעה), שמות בני הזוג (כמובן) ואיך מאשרים הגעה (אם אתם רוצים להפנות למייל/טלפון/פייסבוק).

באיזה עיצוב שלא תבחרו, חשוב שהפרטים החשובים הללו יהיו כתובים ברור ובאופן בולט וקריא – אחרת האורחים יאלצו להרים טלפון אליכם אחד אחד (ואתם הזמנתם אולם אירועים ל-200 איש) לשאול איפה החתונה כי שם אולם האירועים בדיוק ניצב על הציור האבסטרקטי המהמם בגוון דומה, וקשה לקרוא אותו.

אל תשכחו לתת למישהו מהצד לעשות הגהה! לפעמים קל לפספס את הדברים החשובים, ואינכם רוצים שגיאות כתיב או לכתוב את השעה הלא נכונה להגעה לאולם האירועים.

חייבים לשכור מעצב גרפי?

לא. אם אתם מוכשרים – עצבו בעצמכם. אפשר גם ללכת פשוט על תמונה שלכם עם כיתוב (הכי אישי שיש), או על אחת מתוכנות העיצוב המיוחדות ברשת (לבתי דפוס רבים שמתמחים בהזמנות לחתונה יש כאלו). באינטרנט יש שלל רעיונות לעיצובים מיוחדים ומקוריים: חפשו באינסטגרם, בפינטרסט, בבלוגים העוסקים בחתונות וכו' – אגב הדבר תקף גם במקרה של אירועים עסקיים במרכז (במקרה שלנו) שהכנתם משיקה בתחומים רבים לחתונה.

כמות ההזמנות להדפסה

אם הנטייה המיידית שלכם היא לענות על השאלה "כמה הזמנות להדפיס" ב"לפי מספר האורחים באולם האירועים" – טעיתם. כמות ההזמנות שצריך קטנה בהרבה: למוזמנים כזוג צריך הזמנה אחת, לא שתיים, וכנ"ל הזמנה אחת בלבד לאחיכם שמביא את אשתו ושלושת ילדיו. חשבו בדיוק כמה אתם צריכים, ותוסיפו כמה ספייר, שיישאר למזכרת או למקרה של אובדן/שינויים/היזכרות פתאומית בכך ששכחתם להכליל ברשימה איזה בן דוד אבוד.

דוגמית ניסיון

מתחתנים באולם אירועים ל-250 איש? לפני שאתם רצים להדפיס את כל ההזמנות, בקשו מבית הדפוס הדפסה של אחת לניסיון – כך אם יש בעיה (הצבעים לא יצאו יפה, הנייר פתאום לא מוצא חן בעיניכם כשאתם רואים איך נראה המוצר המוגמר), עוד יש לכם אפשרות לשנות אותה לפני שכל ההזמנות יוצאות לדפוס.

מעטפות

לפעמים אולמות אירועים מספקים מעטפות להזמנות עם מפה של מיקום אולם האירועים. כדאי לבדוק זאת מראש, ואז גם להתחשב בגודל המעטפה כשמעצבים את ההזמנה כדי שתתאים. אולם חתונות שמשיקה בפרטים הקטנים בוודאי שימציא לכם מעטפות – אך אם אולם האירועים לא מספק מעטפות, אל תשכחו לדאוג גם לזה.

ולסיום:

אל תשכחו – שבועיים לפני התאריך המיוחל כדאי לעבור ולבדוק את כל אישורי ההגעה, או להתקשר למי שטרם ענה תשובה בנושא, כדי שתוכלו לסגור את מספר השולחנות וסידורי הישיבה באולם האירועים הנבחר.